Operations · 5 min
Workflow-Automation: Unternehmenswerkzeuge integrieren
Workflow-Automation ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die mehrere Werkzeuge durchlaufen: Sie verbindet Apps und Systeme, damit Daten und Tätigkeiten ohne manuellen Eingriff von einem zum anderen übergehen. Es ist der schnellste Weg, das «Kopieren und Einfügen» zwischen Programmen zu eliminieren und Übergabefehler zu reduzieren.
Kernpunkte
- Die Workflow-Automation verbindet verschiedene Werkzeuge und eliminiert manuelle Schritte.
- Sie beruht auf Auslösern, Bedingungen und Aktionen.
- Sie löst das Problem der Silos und der Übertragungsfehler.
- Man beginnt mit den Abläufen, die heute die meiste Reibung erzeugen.
Das Problem der Werkzeug-«Silos»
Viele Unternehmen nutzen Dutzende von Werkzeugen, die nicht miteinander sprechen: Daten werden von Hand von einem System ins andere übertragen, mit Zeitverlust und Fehlern. Die Workflow-Automation schafft die fehlenden Brücken und lässt Informationen und Tätigkeiten automatisch fliessen, wenn ein Ereignis eintritt.
Wie es funktioniert: Auslöser, Aktionen und Bedingungen
Ein automatisierter Ablauf beruht auf einer einfachen Logik: Wenn ein Ereignis eintritt (Auslöser), führt das System eine oder mehrere Aktionen aus, gegebenenfalls anhand von Bedingungen. Zum Beispiel: Wenn ein neuer Lead von der Website kommt, lege ihn im CRM an, benachrichtige den Vertrieb und sende eine Willkommens-E-Mail.
- Auslöser: das Ereignis, das den Ablauf startet.
- Bedingungen: die Regeln, die den Weg bestimmen.
- Aktionen: die automatisch ausgeführten Vorgänge.
Mit den reibungsreichsten Abläufen beginnen
Es empfiehlt sich, mit den Schritten zu beginnen, die heute die meiste Reibung erzeugen: häufige manuelle Übertragungen, vergessene Tätigkeiten, Verzögerungen zwischen Abteilungen. Diese Punkte zuerst zu automatisieren bringt sofortige und sichtbare Vorteile und schafft Vertrauen, um die Automatisierung auf andere Abläufe auszuweiten.
FAQ
Muss ich meine Werkzeuge ersetzen, um die Abläufe zu automatisieren? +
Nein. Die Workflow-Automation verbindet die Werkzeuge, die Sie bereits nutzen, und lässt Daten und Tätigkeiten automatisch zwischen ihnen übergehen.
Worin besteht der Unterschied zur RPA? +
Die Workflow-Automation verbindet Systeme über Integrationen und Regeln; die RPA ahmt menschliche Aktionen an der Oberfläche nach, wenn keine Integrationen vorhanden sind. Oft werden sie kombiniert.
Eignet sie sich auch für einfache Abläufe? +
Ja. Auch das Automatisieren eines einzelnen sich wiederholenden Schritts, etwa das Anlegen eines Datensatzes aus einem Formular, spart Zeit und vermeidet Versäumnisse.
Diese Ideen in Ihrem Unternehmen anwenden?
Erzählen Sie uns Ziele und Kontext: Wir antworten mit einer konkreten ersten Einordnung zu KI, Software, Automatisierung und Digitalmarketing.
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