Operations · 6 min
Prozessautomatisierung (BPA): Wo man anfängt
Business Process Automation (BPA) ist der Einsatz von Technologie, um sich wiederholende Tätigkeiten und Arbeitsabläufe automatisch auszuführen und so Zeit, Fehler und Kosten zu senken. Es geht nicht nur darum, «manuelle Arbeit zu entfernen»: Es bedeutet, Prozesse neu zu gestalten, damit sie besser funktionieren, und Menschen frei zu machen, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Kernpunkte
- BPA automatisiert sich wiederholende, regelbasierte Abläufe und reduziert Zeit und Fehler.
- Man beginnt mit Prozessen mit hohem Volumen, deren Daten bereits digital sind.
- Abbilden und vereinfachen vor dem Automatisieren ist wesentlich.
- Man validiert mit einem messbaren Piloten und weitet dann aus.
Welche Prozesse zuerst automatisieren
Die besten Kandidaten sind sich wiederholende, regelbasierte Prozesse mit hohen Volumina und bereits digitalen Daten. Das sind Tätigkeiten, bei denen sich die Automatisierung sofort und mit geringem Risiko auszahlt.
- Eingabe und Übertragung von Daten zwischen Systemen.
- Bearbeitung von Anfragen, Freigaben und Benachrichtigungen.
- Verarbeitung wiederkehrender Dokumente und Formulare.
- Berichtswesen und periodische administrative Tätigkeiten.
Abbilden, bevor man automatisiert
Einen unklaren Prozess zu automatisieren bedeutet, das Chaos zu beschleunigen. Deshalb beginnt man stets mit der Abbildung: den realen Ablauf beschreiben, die überflüssigen Schritte erkennen und vereinfachen. Oft offenbart allein die Abbildung sofortige Verbesserungen, noch bevor Technologie eingeführt wird.
Sobald der «gute» Ablauf geklärt ist, automatisiert man die vereinfachte Version, nicht jene voller Ausnahmen und überflüssiger Schritte.
Messen und ausweiten
Wie jede Initiative wird die Automatisierung mit Zahlen validiert: eingesparte Zeit, reduzierte Fehler, bewältigte Volumina. Man beginnt mit einem Pilotprozess, misst das Ergebnis und weitet den Ansatz auf die folgenden Abläufe aus und baut so mit der Zeit eine Kette verbundener Automatisierungen auf.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen BPA und RPA? +
BPA ist die Automatisierung von Prozessen auf Gesamtebene; RPA (Robotic Process Automation) ist eine spezifische Technik, die einzelne Tätigkeiten automatisiert, indem sie menschliche Aktionen auf Software nachahmt. RPA ist oft eines der Werkzeuge der BPA.
Beseitigt die Automatisierung Arbeitsplätze? +
Häufiger reduziert sie sich wiederholende und wenig wertschöpfende Tätigkeiten und schafft Zeit für qualifiziertere Aufgaben. Das Ziel ist, Menschen besser arbeiten zu lassen, nicht sie zu ersetzen.
Muss man die gesamte Software ändern, um zu automatisieren? +
In der Regel nicht. Viele Automatisierungen binden bestehende Werkzeuge ein, indem sie sie miteinander verbinden, ohne sie zu ersetzen.
Diese Ideen in Ihrem Unternehmen anwenden?
Erzählen Sie uns Ziele und Kontext: Wir antworten mit einer konkreten ersten Einordnung zu KI, Software, Automatisierung und Digitalmarketing.
Assessment anfragen